A folha de pagamento é a forma pela qual a empresa contabiliza os valores devidos aos trabalhadores, colaboradores, prestadores de serviço terceirizado, entre outros que estão, de alguma forma, conectados ao dia a dia de determinado local de trabalho. Trata-se de uma formalidade essencial nas rotinas administrativas a ser observada em suas especificidades.

Sua elaboração deve ocorrer mensalmente, e deve ser pormenorizado o suficiente para resumir os dados da ficha pessoal, do cargo e das atribuições do funcionário na empresa. Também deve constar os valores que lhe são devidos e os descontos deduzidos do valor total, a partir dos parâmetros previstos nas leis trabalhistas.

Neste guia da folha de pagamento, você vai poder encontrar todos os elementos que constituem essa importante ferramenta administrativa. Além de aprender a forma que ela deve ser construída para que não ocorra nenhum imprevisto que possa atrapalhar o desenvolvimento da empresa. Continue sua leitura e entenda mais!

O que é folha de pagamento?

O art. 225 do Decreto nº 3.048/99 determina que as empresas sejam obrigadas a elaborar mensalmente a folha de pagamento e remuneração paga a todos os colaboradores pelos serviços prestados, sendo que uma via da respectiva folha deve ser guardada por cada uma das partes.

A sua elaboração é muito importante para o Departamento Pessoal, em razão da riqueza técnica ao consolidar todas as informações do empregado, e você pode baixar gratuitamente a nossa planilha de Cálculo de Folha de Pagamento, com todas as fórmulas prontas de proventos e descontos.

Você pode entender melhor como é feito o cálculo da folha de pagamento através do vídeo do RH no Quadro:

A folha de pagamento tem função operacional, contábil e fiscal, consolidando todas as ocorrências mensais do empregado. Ela agrega a descrição dos fatos que envolveram a relação de trabalho, de maneira simples e transparente, transformando-os em fatores numéricos por meio de códigos, quantidade, referências, percentagens e valores.

Portanto, confira a seguir em suma, o que deve constar nos itens da folha de pagamento. Acompanhe:

• o nome do segurado: empregado, trabalhador avulso, autônomo e equiparado, empresário e demais pessoas físicas sem vínculo empregatício;
• cargo, função ou serviços prestados;
• parcelas integrantes da remuneração;
• parcelas não integrantes da remuneração (diárias, ajuda de custo, etc.);
• descontos efetuados;
• resultado líquido a ser pago.

Vale lembrar que não existe um modelo de folha de pagamento oficial para sua elaboração, podendo ser adaptada para adotar os critérios que melhor atendem o interesse de cada empresa, sem que haja prejuízo das informações previstas legalmente.

Atualmente, a organização pode adotar um sistema informatizado para a elaboração da folha de pagamento, sempre observando todos os procedimentos de uma folha manual. Ainda, pode optar por elaborar duas folhas de pagamento diferentes, uma para os empregados e outra para os contribuintes individuais (empresários e autônomos).

A seguir, vamos te explicar como elaborar a folha de pagamento de forma correta. Mas, caso você esteja procurando uma solução que, além de contabilizar os valores devidos aos colaboradores e prestadores de serviços de sua empresa, organize a sua rotina administrativa, fale com os nossos consultores.

Como fazer folha de pagamento: o passo a passo

Em resumo, estes são os itens que devem ser incluídos na folha de pagamento:

• Classificação dos colaboradores
• Avaliação das horas trabalhadas
• Registro dos encargos e impostos
• Base de cálculos do FGTS
• Demais descontos legais
• Benefícios corporativos
• Salário
• Remuneração Variável
• Hora extra
• Adicional de insalubridade
• Adicional de periculosidade
• Adicional noturno
• INSS
• Contribuição Sindical
• Adiantamentos
• Faltas e atrasos
• Vale-transporte
• IRRF
• FGTS

Descrevemos abaixo cada um dos itens.

1. Classificação dos colaboradores

Determinar a classificação de ocupações de cada funcionário é a primeira informação que deve ser disposta na folha de pagamento da empresa. Essa categorização dos colaboradores é muito importante, pois, a partir dela, são definidas informações como as convenções que regulamentam e normatizam todos os cálculos da folha.

2. Avaliação das horas trabalhadas

Em seguida, a folha de pagamento deve registrar todas as informações referentes à jornada de trabalho de cada empregado, especialmente no que se refere a ausências não justificadas, atrasos, faltas, afastamentos e horas extras trabalhadas. Com essas informações, todos os acréscimos de salário, bem como os descontos e reajuste salarial devem ser registrados corretamente.

3. Registro dos encargos e impostos

Nessa seção, devem estar organizados os descontos referentes ao INSS e ao IRRF. Essa informação é fundamental, pois, por meio dela, serão assegurados os direitos de aposentadoria dos funcionários e também se permitirá uma situação regular com a Receita Federal.

Dessa forma, para calcular essas deduções, devem-se seguir as determinações constantes na Tabela da Previdência Social e no manual do Imposto de Renda retido na fonte.

4. Base de cálculos do FGTS

Embora os valores referentes ao Fundo de Garantia do trabalhador não sejam descontados na folha de pagamento, essa informação deve estar disponível nela. A empresa deve efetuar compulsoriamente esse pagamento até o dia 7 de cada mês.

Vale ressaltar que a função dessa contribuição é de resguardar o trabalhador em decorrência de demissão sem justa causa, afastamento por doenças ou, ainda, para comprar a casa própria.

5. Demais descontos legais

Alguns outros benefícios, como os de vale-transporte, vale-refeição, planos de saúde e adiantamentos de salários, devem ser descontados na folha de pagamento, conforme determinação constante na Consolidação das Leis do Trabalho — lembrando, porém, que as taxas podem variar em função do salário de cada colaborador.

Entenda como fazer a divisão da folha de pagamento

Além disso, a folha de pagamento pode ser dividida em duas partes distintas: proventos e descontos. A primeira engloba salários, horas extras, adicional de insalubridade, adicional de periculosidade, adicional noturno, salário-família, diárias para viagem e ajuda de custo. Fazem parte dos descontos a quota de previdência, Imposto de Renda, contribuição sindical, seguros, adiantamentos, faltas e atrasos e vale-transporte.

Proventos

Salário

É a contraprestação paga ao empregado em troca do trabalho exercido. Pode ser pago mensal, quinzenal, semanal ou diariamente, porém, sempre respeitando o salário-mínimo estipulado por lei. As comissões, gorjetas e gratificações devem ser integradas ao salário.

Remuneração variável

Geralmente, é ligada ao desempenho profissional individual do empregado, de uma equipe de empregados ou da empresa em total. A medição do desempenho pode ser feita com ajuda de indicadores de performance (KPI) e outros meios da análise contábil.

Hora extra

Fazem parte da gestão de ponto e correspondem às horas excedentes à jornada normal de trabalho, devendo ser pagas com fator de acréscimo.

Adicional de insalubridade

É relacionado às atividades que, por sua natureza, condições ou métodos de trabalho, exponham os empregados a agentes nocivos à saúde. Há três graus de insalubridade: máximo, médio e mínimo, sendo que os trabalhadores têm assegurado o adicional de 40%, 20% e 10%, respectivamente.

A base de cálculo é o salário da categoria à qual o empregado pertence, e não sobre o salário-mínimo. Além disso, é proibido o trabalho de menor de idade em serviços perigosos ou insalubres.

Adicional de periculosidade

Para que seja concedido, são consideradas as atividades ou operações perigosas, apresentadas na regulamentação aprovada pelo Ministério do Trabalho. O contato, recorrente ou permanente, com agentes químicos, inflamáveis e explosivos é considerado perigoso, e o empregado recebe um adicional de 30% sobre o salário efetivo.

Se o empregado trabalhar em serviço insalubre e perigoso, deverá optar por um ou outro adicional. A caracterização desse tipo de trabalho será feita por meio de perícia a cargo de médico do trabalho ou engenheiro do trabalho, registrado no Ministério do Trabalho.

Adicional noturno

O adicional noturno é pago ao empregado que trabalha no período entre as 22 horas de um dia e as 5 horas do dia seguinte. A hora do trabalho noturno deve ser computada como de 52 minutos e 30 segundos, ou seja, o trabalho durante sete horas noturnas é equivalente a oito horas diurnas.

Descontos

INSS

O INSS incide sobre o total da remuneração do empregado, ou seja, salário mais as horas extras, adicional de insalubridade, periculosidade e noturno, 13º salário e outros valores admitidos em lei. Esse valor é descontado diretamente da folha de pagamento.

Caso o empregado ganhe mais do que o máximo (teto), deverá ser descontado o valor limite de acordo com a tabela vigente para o período.

Contribuição sindical

Os empregados podem optar pelo desconto de um dia do salário, por ano, na folha de pagamento a contribuição sindical. Caso o funcionário opte pelo desconto, fica à cargo da empresa realizar o desconto.

Adiantamentos

São permitidos adiantamentos de até 50% do salário. A maioria das empresas optantes pelo pagamento mensal fazem no 15º ou 20º dia de trabalho um adiantamento do salário a seus empregados.

Faltas e atrasos

As faltas não justificadas pelo empregado podem ser descontadas do salário. Vale lembrar que esses dias não são utilizados para a dedução da base de cálculo do INSS, IRRF e FGTS. O mesmo ocorre para as horas em que efetivamente o empregado não compareceu sem autorização.

Vale-transporte

É um benefício, entregue por força de lei, para custear as despesas com transporte do empregado. O empregador pode descontar no máximo 6% do salário-base, isso se o valor entregue for maior, caso contrário, deve descontar apenas o valor que será entregue.

IRRF

O Imposto de Renda Retido na Fonte é o desconto compulsório determinado pelo governo federal sobre o rendimento assalariado.

FGTS

O Fundo de Garantia do Tempo de Serviço foi instituído em 1966, sendo atualmente regulado pela Lei nº 8.036/90. Segundo a Constituição Federal, a finalidade principal é amparar os trabalhadores em casos de encerramento de emprego, em situações de doenças graves e até de catástrofes naturais. Em alguns casos, pode ser destinado para investimentos em habitação, saneamento e infraestrutura.

O empregador é obrigado a depositar, até o dia 7 de cada mês, em conta bancária vinculada, a importância correspondente a 8% da remuneração paga no mês anterior, a cada trabalhador. Por isso, é muito importante saber como fazer o cálculo correto do FGTS.

13º Salário

O 13º salário deve ser pago em duas parcelas. A primeira, entre os meses de fevereiro e novembro de cada ano, e a segunda, até o dia 20 de dezembro. Seu valor corresponderá a 1/12 da remuneração devida em dezembro, por mês de serviço, do ano correspondente. As faltas legais e justificadas ao serviço não são deduzidas para fins de cálculo de 13º salário.

A folha de pagamento é o processo principal do departamento pessoal das empresas, não podendo ser tratada de forma secundária. Ela integra e consolida todos os eventos e movimentações de pessoas: admissões, desligamentos, férias, licenças, etc. Por isso, a sua gestão é complexa e toma tempo.

Descubra como manter um bom controle financeiro

Entenda o que pode ser feito para aperfeiçoar o sistema de controle da folha.

Suporte qualificado

A construção de uma folha de pagamento envolve questões complexas de diversas naturezas. Enquanto os cálculos exigem um conhecimento técnico muito específico, as leis trabalhistas são fundamentais para a elaboração de um documento correto e adequado à sua finalidade. Portanto, a participação de profissionais especialistas em cada área é altamente recomendada.

No entanto, é importante destacar que os administradores ou gerentes de Departamento Pessoal precisam e devem ter domínio sobre o pagamento dos funcionários. Acontece que, em alguns casos, com um número elevado de funcionários, essa rotina se torna ainda mais complexa e demanda uma atenção especial. Por isso, a participação de pessoas qualificadas é fundamental.

Provisão de pagamento

Apesar de as ferramentas administrativas aliadas ao suporte profissional serem muito úteis para construir a sua folha de pagamento, apenas esses cuidados não são totalmente suficientes. As práticas básicas de uma rotina administrativa do Departamento Pessoal são indispensáveis, afinal, é necessário manter o controle das horas de trabalho de cada funcionário, bem como os custos que cada um vai gerar dentro de um período específico.

Ter esse cuidado é muito importante, pois, a partir desse exercício, é possível fazer uma previsão de todos os gastos com o pessoal e, dessa forma, determinar uma reserva financeira para custear despesas com férias, 13º salário e também os benefícios de INSS e FGTS dos trabalhadores.

Entenda como fazer a gestão da folha de pagamento

Confira algumas dicas para fazer a administração correta da sua folha!

Elabore um plano de cargos e salários para seus colaboradores

O plano de cargos e salários é uma ferramenta que determina o posicionamento de cada colaborador dentro da estrutura organizacional, a fim de estabelecer caminhos profissionais e traçar critérios para o pagamento de salários e benefícios. A partir dessa ferramenta, fica mais fácil observar e controlar o que é gasto com cada um e em cada departamento.

Abra uma conta bancária só para pagamentos

Quando a conta bancária é exclusiva para a folha de pagamentos, fica mais fácil visualizar o quanto é gasto mensalmente com os funcionários. Além dos salários, pode-se controlar quanto é desembolsado em impostos e outras taxas, por exemplo. Manter a conta separada de outras movimentações da empresa também ajuda em caso de fiscalização, se for preciso esclarecer algum dado.

Controle o horário de trabalho

Controlar o horário de trabalho de cada funcionário é uma condição básica para que a organização não enfrente problemas posteriormente. É importante que todo colaborador tenha como registrar suas jornadas de trabalho diariamente, seja manual ou eletronicamente. Aliás, você sabia que toda empresa com mais de 10 colaboradores precisa registrar o horário de cada um? É lei.

No caso de algum funcionário precisar fazer hora extra, o registro de cada minuto será importante na hora de contabilizar a folha de pagamento e calcular quanto o funcionário precisa receber a mais. Em outras situações o registro também é necessário, como no caso de pagamento de adicional noturno ou quando um funcionário se atrasar ou faltar e receber desconto.

Mantenha-se ligado no que acontece na empresa

Demissões, contratações, férias, faltas… todo mês, algumas coisas que acontecem na empresa influenciam a folha de pagamento. Estar atento às mudanças é fundamental para que nenhum erro seja cometido. A maioria das informações são constantes, mas nem por isso o gestor pode ligar o piloto automático na hora de fazer as contas mensais.

Além disso, fatores externos também podem influenciar a folha de pagamento: novas taxas, alteração nos valores de descontos, impostos que surgem, enfim, o trabalho não para nunca. Uma equipe atualizada e preparada na hora de tratar dos assuntos financeiros e cuidar dos interesses dos colaboradores é essencial.

Entregue corretamente os holerites de seus funcionários

O demonstrativo mensal de pagamento é uma obrigação trabalhista de toda empresa. O holerite traz a relação de valores que envolvem a remuneração dos funcionários. É interessante que ele tenha data estabelecida para ser entregue, facilitando a organização tanto de quem produz o documento quanto de quem o recebe. Da mesma forma, estabelecer uma data para que o pagamento seja efetuado é também de extrema importância.

Tenha um planejamento para gastos futuros

Sabemos que imprevistos acontecem, mas estar preparado para determinados gastos facilita na hora de controlar a folha de pagamento. Gastos que ocorrem todo ano, como 13º salário, já podem — e devem — ser contabilizados com antecedência. Estando preparado, é possível que o gestor poupe o valor necessário ou até mesmo aplique esse montante antes de precisar gastá-lo.

Guarde tudo

Todos os documentos legais e obrigatórios devem ter cópias arquivadas nas empresas. Isso é necessário quando uma fiscalização ou uma auditoria interna acontecer. Portanto, não se esqueça de fazer backup de tudo! Um bom gestor é aquele que sabe como evitar qualquer tipo de problema, seja com relação ao futuro ou ao passado.

Use a tecnologia a seu favor

Hoje em dia, existem dezenas de softwares que foram desenvolvidos especialmente para a contabilização de folhas de pagamentos e outros balanços empresariais. Usar tecnologia é uma maneira rápida, prática e confiável de controlar tudo o que acontece na organização e pode influenciar a folha de pagamento, como horas extras, promoções e bonificações.

Entender de maneira mais ampla as funcionalidades que estão presentes na folha de pagamento é um ponto fundamental na administração correta do setor. Portanto, cada um dos itens deve ser absorvido, para que situações adversas surjam em decorrência de deslizes que podem ser facilmente evitados. Fonte: convenia