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Saiba tudo sobre o controle de ponto e tire todas suas dúvidas para garantir uma gestão de jornada correta na rotina da sua empresa.
Uma das rotinas mais importantes da empresa está ligada à gestão de jornada dos colaboradores. Afinal, o fechamento correto da folha de pagamento depende de uma gestão e controle de ponto sem erros.
O controle de ponto consiste no gerenciamento dos dados de entrada, saída, intervalos, atrasos e horas extras dos colaboradores. Por meio deste controle a empresa sabe exatamente a carga horária de trabalho dos seus funcionários.
Até porque ter essas informações em mãos irá garantir o cumprimento da legislação trabalhista no sentido de horários de trabalho e pagamento de salário, horas extras e muito mais.
Por ser uma rotina conhecida como extremamente burocrática e cheia de detalhes, as empresas precisam se atentar a vários pontos, como a escolha do sistema de controle de ponto, que dependendo do modelo pode deixar esse processo de gestão de dados mais simples e rápido.
Neste conteúdo você terá em mãos um guia que irá detalhar todas as questões que giram em torno do controle de ponto, desde leis, regras, sistemas e um passo a passo para transformar o controle de ponto da sua empresa. Você vai saber:
- O que é controle de ponto?
- Para que serve o controle de ponto?
- O que diz a lei sobre controle de ponto?
- Quais os tipos de controle de ponto?
- Principais dúvidas sobre o controle de ponto nas empresas
- Qual o melhor sistema de controle de ponto eletrônico?
- Como implementar o ponto eletrônico na empresa?
- Controle de ponto por aplicativo: funciona mesmo?
Tenha uma boa leitura!
O que é controle de ponto?
O controle de ponto é o acompanhamento de jornada dos funcionários. É por meio dele que a empresa consegue gerir as entradas, saídas, atrasos, intervalos para almoço e horas extras dos colaboradores.
A gestão de ponto permite à empresa uma administração assertiva dos dados de jornada dos funcionários, que inclusive futuramente serão fundamentais para o fechamento correto da folha de pagamento.
A depender da escolha do modelo de controle de ponto, que atualmente oferece opções mecânicas, mas também digitais, a empresa consegue eliminar boa parte das burocracias em torno desta rotina, já que muitos dos sistemas de controle de ponto automatizam os cálculos da folha.
Para que serve o controle de ponto?
O controle de ponto tem muitas funções dentro da rotina das empresas. Apesar da sua premissa ser de acompanhamento e gestão da jornada, ele também serve para:
Trazer transparência na jornada de trabalho
Com o controle de ponto a empresa pode provar os registros de jornada marcados. Isso porque os sistemas via REP-P garantem a autenticidade das marcações e permitem que tudo seja acessado em tempo real pela empresa e pelo colaborador, o que traz maior transparência à jornada de trabalho.
Ajudar no fechamento correto da folha
O controle de ponto serve também como ferramenta indispensável para o fechamento correto da folha de pagamento, afinal os dados gerados pelo controle de ponto é que serão a base de referência para o RH coletar as informações para este documento.
Garantir a segurança jurídica
Com a garantia dos dados registrados por meio do controle de ponto, tanto a empresa como os funcionários estão resguardados juridicamente para provar que a jornada foi cumprida. Podendo inclusive acessar essas informações em tempo real.
Organizar escalas de trabalho
Escalas de trabalho corretas podem contribuir para que não haja sobrecarga de trabalho sobre as equipes e ausências que impactarão nos resultados. Neste sentido, o controle de ponto contribui com a construção de escalas que foquem na produtividade das equipes.
Gerenciar atrasos, horas extras e mais
Por meio do controle de ponto, o acesso aos dados de horas extras, atrasos ou faltas, se torna mais rápido, permitindo as tomadas de decisões mais assertivas.
Jornada de trabalho e controle de ponto: qual a relação?
A jornada de trabalho e o controle de ponto devem caminhar juntos e em consonância, principalmente se a empresa tem a expectativa de realizar uma gestão de jornada ética, transparente e correta.
A jornada de trabalho corresponde a carga horária do colaborador na empresa. Ou seja, é o tempo em que o funcionário exerce suas funções na organização.
Desde entradas, saídas, intervalos para o almoço, horas extras e tudo que envolve o período que ele está à disposição da empresa, conforme previsto em seu contrato de trabalho.
Já o controle de ponto é o meio pelo qual a empresa realiza o levantamento da jornada de trabalho, registrando todos os dados de entradas, intervalos, saídas, faltas, atrasos, horas extras e muito mais.
O que diz a lei sobre controle de ponto?
O controle de ponto é um acompanhamento e gerenciamento de dados obrigatórios para empresas que possuem mais de 20 funcionários. Isto quer dizer que elas precisam necessariamente gerir a carga horária de seus colaboradores, com o controle de jornada.
Essa obrigatoriedade é uma regra para empresas que contam com colaboradores no regime CLT, ou seja, com carteira assinada. Aliás, essa diretriz está prevista no art. 74 da CLT, que inclusive cita que a anotação pode ser feita por registro manual, mecânico ou eletrônico.
Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados.
§ 2º – Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.”
Em relação aos registros externos, os detalhes estão nos incisos 3 e 4 que falam que no caso do trabalho executado externamente o registro deve ser efetuado sem prejuízos ao colaborador.
Já o inciso 4 destaca que o registro de ponto por exceção à jornada regular de trabalho pode ser feito por convenção ou acordo coletivo.
Apesar da obrigatoriedade ser apenas para empresas com mais de 20 trabalhadores, o controle de ponto é recomendado para todas as empresas.
Dado que ele garante a transparência nos dados de jornada e oferece maior segurança jurídica a empresa, caso haja processos trabalhistas. Sem contar que é um controle decisivo para o fechamento correto da folha de ponto, para não ocorrer erros nos pagamentos aos colaboradores.
Nova lei de ponto eletrônico do MTE: Portaria 671
A Portaria 671 foi publicada em 11 de novembro pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP). Conhecida como nova lei de ponto eletrônico, ela revogou as portarias 1510 e 373, que também tratavam de questões de controle de ponto.
Essa nova portaria possui um capítulo específico para tratar do controle de ponto com diretrizes sobre os modelos de registro, regras para uso e outros.
A Portaria 671 incorporou mais detalhes relacionados aos registradores de ponto eletrônico, inclusive inserindo o modelo REP-P – Sistema de registro eletrônico de ponto via programa.
Outra mudança a partir da Portaria 671 é que qualquer registrador de ponto deve obrigatoriamente emitir um comprovante de jornada, seja em forma impressa ou eletrônica. Confira algumas das mudanças trazidas pela Portaria 671 abaixo.
Inclusão de novo modelo de REP
A Portaria 671 incluiu nos modelos de registradores de ponto o chamado REP-P, uma nova opção de gestão de jornada, em que tanto o registro como o controle das informações do ponto dos colaboradores pode ser feito por meio de um programa em nuvem.
Extinção de portarias
A Portaria 671 extinguiu as Portarias 1510 e 373, que antes eram as referências de lei para o registro de ponto e unificou todas as regras numa mesma portaria, acrescendo novas diretrizes.
Acréscimos no espelho de ponto
O espelho de ponto é um documento ainda obrigatório na Portaria 671, contudo ele deve reunir mais informações do que em portarias anteriores.
Mudanças nas aprovações dos sistemas alternativos
Antes obrigatório, a Portaria 671 extinguiu a necessidade de aprovação do sistema alternativo por acordo coletivo ou convenção, sendo obrigatório agora apenas na adoção do REP-A.
Alteração nos arquivos fiscais
As antigas portarias exigiam por parte dos registradores a emissão dos arquivos fiscais AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratados) e ACJEF (Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais), porém com a nova portaria, o novo arquivo fiscal é o AFD (Arquivo Fonte de Dados).
Inclusão de novo arquivo
A nova Portaria 671 modificou também o antigo ACJEF (Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais) , da Portaria 1510, pelo Arquivo Eletrônico de Jornada – AEJ.
Quais os tipos de controle de ponto?
O mercado oferece diversas possibilidades de registro de ponto para as empresas.
Existem algumas mais tecnológicas, que podem oferecer uma série de opções para desburocratizar essa rotina, e algumas manuais, que dependem de um processo que envolve completamente a ação humana.
Confira a seguir as opções mais comuns entres os tipos de controle de ponto e saiba qual é a mais recomendada atualmente.
Manual
O controle de ponto manual é um dos mais tradicionais que existem. É muito utilizado por empresas de pequeno porte e com uma quantidade pequena de funcionários.
Existem dois tipos dentro do modelo manual entre os mais comuns: livro de ponto e cartão de ponto. Em ambos os registros são realizados manualmente pelos colaboradores, que irão anotar suas informações de próprio punho.
O controle de ponto manual é passível de erros e fraudes. Ao permitir que o próprio colaborador anote seus horários, a empresa não consegue cobrar efetivamente para que ele cumpra sua carga horária e sequer tem como provar de que os dados anotados na folha estão corretos ou não. O art. 93 da Portaria 671 diz que:
“Art. 93. O registro manual deve espelhar a real jornada praticada pelo trabalhador, vedada a mera assinalação do horário contratual, salvo a possibilidade de pré-assinalação do período de repouso, autorizada pelo art. 74, § 2º, do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT.”
Mecânico: REP-C
O REP-C é uma evolução do sistema manual, por permitir que o controle de jornada seja realizado por meio de um relógio de ponto instalado na empresa. Esse modelo foi aprovado na antiga Portaria 1510 (2009).
O colaborador faz sua marcação nesse relógio físico e ele armazena os dados de jornada na memória, que posteriormente precisa ser exportado pelo departamento de Recursos Humanos para tratamento. Esse equipamento emite também um comprovante do horário que o colaborador registrou o ponto.
Apesar de parecer vantajoso, esse sistema possui um alto custo de instalação e manutenção, não é móvel, além de ser apenas um armazenador de dados, exigindo que a empresa possua outro sistema para gerir os dados do ponto.
Os incisos 1 a 3, previstos no art. 76 da Portaria 671, indicam como deve ser o uso deste modelo de registro de ponto:
§ 1º O REP-C deve estar sempre no local da prestação do serviço e disponível para pronta extração e impressão de dados pelo Auditor-Fiscal do Trabalho.
§ 2º O empregador que adquirir o REP-C não poderá aliená-lo para empresa que não pertença ao seu grupo econômico.
§ 3º O REP-C somente poderá conter empregados do mesmo empregador, excetuados os seguintes casos:
Já o art. 94 da Portaria 671 traz mais detalhes sobre o uso do registro mecânico e o espelhamento da jornada.
“Art. 94. O registro mecânico deve espelhar a real jornada praticada pelo trabalhador, registrada por processo mecânico que consigne as marcações de ponto de forma impressa e indelével, em cartão individual, sendo permitida a pré-assinalação do período de repouso.
Parágrafo único. É permitida a utilização de registro de ponto mecânico por exceção à jornada regular de trabalho, mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.”
Digital: REP-A e REP-P
Com a evolução das tecnologias dos sistemas de ponto e, uma permissão quanto a flexibilizar os controles de jornada, surgiram o REP-A (Registrador de Ponto Eletrônico Alternativo) e o REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa).
Ambos têm como função principal facilitar a gestão de jornada dos colaboradores. Entenda a seguir a diferença entre cada um deles:
REP-A
No REP-A o registro pode ser feito via programa, ou seja, via computador ou dispositivos móveis. Esse software arquiva as informações de jornada dos colaboradores que podem ser integrados a outros softwares de gestão de ponto.
Esse tipo de registro só pode ser utilizado se houver aprovação via acordo ou convenção coletiva, conforme determina a Portaria 671:
§ 2º O REP-A somente poderá ser utilizado durante a vigência da convenção ou acordo coletivo de trabalho autorizador, sendo vedada a ultratividade conforme o § 3º do art. 614 do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT.
Outro ponto importante são as regras e diretrizes previstas para o REP-A e que devem ser seguidas pela empresa na gestão de ponto, para fins de fiscalização.
Esse sistema, pela lei, deve permitir a identificação dos dados do empregador e empregado e também permitir a extração fiel das marcações de forma remota ou no local da fiscalização.
REP-P
Já o REP-P é o sistema mais moderno do mercado. Ele foi implementado pela Portaria 671 e permite que a empresa gerencie os dados da jornada dos colaboradores em tempo real, via web ou aplicativo.
O REP-P é um software em nuvem formado não só pelo marcador e armazenador de dados, mas também pela plataforma que permite o tratamento de dados. A vantagem deste modelo é que o processo de controle se torna menos burocrático e mais automatizado.
O art. 78 da Portaria 671 diz que:
“Art. 78. O REP-P é o programa (software) executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro nos termos do art. 91, utilizado exclusivamente para o registro de jornada e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.”
Quando a empresa deve fazer o controle de ponto?
O controle de ponto, como você sabe agora, é obrigatório para empresas com mais de 20 funcionários, contudo é recomendada para qualquer empresa, uma vez que esse controle oferece transparência na relação trabalhista.
Portanto, as empresas devem sempre possuir uma forma de controlar o ponto dos seus colaboradores, dentro das opções de registro de jornada oferecidas pela lei, para se assegurar de que os funcionários estão cumprindo sua carga horária.
A CLT, no art.4, deixa claro o que é considerado período de trabalho, segundo a lei.
“Art. 4º – Considera-se como de serviço efetivo o período em que o empregado esteja à disposição do empregador, aguardando ou executando ordens, salvo disposição especial expressamente consignada.”
Mais a frente na CLT, o art. 58 trata sobre o tempo de trabalho permitido para funcionários que atuam com carteira assinada, lembrando que podem existir variações nessa carga horária em caso de acordo ou convenção coletiva.
“Art. 58 – A duração normal do trabalho, para os empregados em qualquer atividade privada, não excederá de 8 (oito) horas diárias, desde que não seja fixado expressamente outro limite.”
Com tantos detalhes referentes ao tempo de trabalho dos colaboradores é que as empresas devem fazer o controle de ponto para se assegurar juridicamente quanto ao cumprimento de jornada.
Essa adoção de um sistema de ponto ajuda também a organização a se precaver em caso de processos trabalhistas, pois terá como apontar todas as marcações dos seus colaboradores, caso necessário, em função desse sistema.
Principais dúvidas sobre o controle de ponto nas empresas
A rotina do controle de ponto é um dos grandes desafios dos RHs, afinal, qualquer erro nesta gestão de jornada pode acarretar problemas trabalhistas para a empresa.
Por ser uma tarefa tão importante é normal que essa rotina esteja rodeada por algumas dúvidas. A seguir você confere as principais questões sobre o tema e que poderão lhe ajudar a realizar a gestão de jornada de forma mais assertiva.
Quais regras a empresa deve seguir ao usar um sistema de controle de ponto eletrônico?
As regras para utilização de um sistema de controle de ponto eletrônico precisa se basear principalmente nos tipos de sistema de ponto permitidos para a gestão de jornada.
Além disso, é preciso se atentar ao modelo usado por sua empresa, bem como regras e convenções segundo o modelo de trabalho e jornada de sua corporação. Como previsto pelo art. 75 e mencionado anteriormente, existem 3 tipos, sendo eles: REP-C, REP-A e REP-P.
Além da utilização destes modelos, os equipamentos devem realizar a emissão dos comprovantes de registro, impresso ou eletrônico. Além do mais, o art. 74 especifica que esses sistemas precisam registar fielmente as marcações efetuadas.
Art. 74. O sistema de registro de ponto eletrônico deve registrar fielmente as marcações efetuadas, não sendo permitida qualquer ação que desvirtue os fins legais a que se destina, tais como:
I – restrições de horário à marcação do ponto;
II – marcação automática do ponto, utilizando-se horários predeterminados ou o horário contratual, não se confundindo com o registro por exceção previsto no art. 74, § 4º, do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT;
III – exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e
IV – existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.
Qual a exigência da lei para registro de ponto?
As leis para o uso correto do controle de ponto tem como base a Portaria 671, instituída em novembro de 2021, e que traz as diretrizes e previsões em relação ao funcionamento dos registros de ponto manuais, mecânicos e eletrônicos.
A Portaria 671, no art. 80 descreve todas as obrigatoriedades quanto ao comprovante do registro, que pode ser impresso ou eletrônico, e também detalha qual o formato desse documento, caso seja emitido eletronicamente.
“Art. 80. O comprovante de registro de ponto do trabalhador pode ter o formato impresso ou de arquivo eletrônico.
Parágrafo único. Caso o comprovante de registro de ponto do trabalhador tenha o formato eletrônico:
I – o arquivo deve ter o formato Portable Document Format – PDF e ser assinado eletronicamente conforme art. 87 e art. 88;
II – ao trabalhador deve ser disponibilizado, por meio de sistema eletrônico, acesso ao comprovante após cada marcação, independentemente de prévia solicitação e autorização;
III – o empregador deve possibilitar a extração, pelo empregado, dos comprovantes de registro de ponto das marcações realizadas, no mínimo, nas últimas quarenta e oito horas.
Art. 81. Todos os tipos de sistema de registro eletrônico de ponto devem gerar o Arquivo Fonte de Dados, conforme Anexo V.”
A lei do registro de ponto prevê também que todos os programas, seja qual for o modelo adotado pela empresa, devem gerar o Arquivo Eletrônico de Jornada, que contém todas as informações do ponto, de acordo com o art. 83.
“Art. 83. O programa de tratamento de registro de ponto, independentemente do sistema de registro eletrônico de ponto utilizado, deve gerar o Arquivo Eletrônico de Jornada, conforme Anexo VI, e o relatório Espelho de Ponto Eletrônico, conforme art. 84.
Parágrafo único. No caso de programa de tratamento de registro de ponto que utilize REP-A, o arquivo eletrônico e o relatório especificados no caput somente serão exigidos para os acordos e convenções coletivas de trabalho firmados após a entrada em vigência desta Seção.”
O que precisa ter no comprovante das marcações de ponto eletrônico?
O comprovante de ponto é aquele documento que como o nome diz, comprova que o registro foi efetuado. Porém, a autenticidade dele é garantida por uma série de informações que devem estar contidas nele.
Segundo o art. 84 da Portaria 671, os comprovantes de jornada de trabalho dos funcionários, emitidos pelos registradores de pontos eletrônicos, devem conter, no mínimo, as identificações do empregado e do trabalhados, os horários de jornada e as marcações efetuadas. Confira na íntegra este artigo:
Art. 84. O relatório Espelho de Ponto Eletrônico gerado pelo programa de tratamento de registro de ponto deve conter, no mínimo, as seguintes informações:
I – identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista;
II – identificação do trabalhador contendo nome, CPF, data de admissão e cargo/função;
III – data de emissão e período do relatório Espelho de Ponto Eletrônico;
IV – horário e jornada contratual do empregado;
V – marcações efetuadas no REP e marcações tratadas (incluídas, desconsideradas e pré-assinaladas) no Programa de Tratamento de Registro de Ponto; e
VI – duração das jornadas realizadas (considerando o horário noturno reduzido, se for o caso).
Parágrafo único. O trabalhador deverá ter acesso às informações constantes do relatório Espelho de Ponto Eletrônico por meio de sistema informatizado, mensalmente de forma eletrônica ou impressa ou em prazo inferior, a critério da empresa.
Como controlar o ponto dos colaboradores?
Controlar o ponto dos colaboradores é um dos maiores desafios da rotina empresarial, já que as informações destes registros são a referência para que a empresa realize os cálculos da folha de pagamento sem erros.
O primeiro passo para controlar corretamente o ponto dos colaboradores é ter um conhecimento profundo da legislação trabalhista e também da Portaria 671 que é base de todas as diretrizes que envolvem o controle de ponto.
Essa portaria, que você viu com mais detalhes anteriormente, é que cita exatamente as possibilidades de registros eletrônicos e todas as regras que as empresas devem seguir, consultando inclusive as regras em torno dos sindicatos da classe.
Outro ponto importante é que a empresa deve saber que com mais de 20 funcionários ela tem obrigação, pela lei, de fazer o controle de ponto dos funcionários. O que não impede é claro que empresas de porte menor controlem a jornada de forma transparente.
O segundo passo para controlar o ponto dos colaboradores é escolher o melhor método de gestão, considerando os prós e contras de cada sistema e escolhendo aquele que tem menor chances de fraudes ou possibilidades de erros nos registros.
Por fim, crie uma política interna em torno do registro de ponto, treine os colaboradores para o uso correto do sistema e monitore regularmente o uso da ferramenta para realizar possíveis ajustes e correções que forem necessárias.
Por que sua empresa deveria usar um sistema de controle de ponto?
É uma realidade que as empresas precisam seguir todas as regras trabalhistas para evitar processos. Um sistema de controle de ponto serve principalmente como um resguardo para que a empresa consiga garantir que a jornada dos colaboradores está sendo cumprida.
Com o sistema de controle de ponto existe uma transparência maior nas relações trabalhistas quanto aos horários de trabalho dos colaboradores, de entradas e saídas ao cumprimento de horas extras, garantindo o cumprimento dos direitos de trabalho dos colaboradores.
Usar um sistema de controle de ponto também garante uma redução das burocracias em torno desta rotina e dar mais tempo ao RH para que ele se torne estratégico, focando em ações voltadas para o bem-estar e engajamento dos funcionários.
Outro ponto importante de se ter um sistema de controle de ponto é que as tomadas de decisão relacionada a jornada dos funcionários se torna mais rápida e assertiva, já que a empresa terá uma visão ampla e em tempo real do ponto dos colaboradores.
Quais os benefícios para os colaboradores?
O sistema de ponto também pode beneficiar os colaboradores, deixando inclusive a gestão de jornada mais transparente e o processo de controle de ponto mais humanizado.
Conheça algumas das vantagens da adoção de um sistema de ponto para os colaboradores.
- Facilita o dia a dia dos colaboradores com múltiplas opções de registro;
- Ajuda no processo de bater o ponto, mesmo remotamente;
- Proteção jurídica com dados autênticos que garantem a tranquilidade do funcionário;
- Empoderamento para verificar os dados a qualquer hora no sistema;
- Flexibilidade para atuar em modelos de trabalho distintos – teletrabalho, home office e trabalho externo;
- Integração no processo de automatização e digitalização da empresa.
Como funciona o controle de ponto nas empresas?
O funcionamento do controle de ponto advém de um método, que pode ser manual, mecânico ou eletrônico, para registrar todas as informações que compõem a jornada de trabalho dos funcionários.
Na prática, por meio do controle de ponto, o colaborador realiza as marcações da sua jornada – entradas, saídas, intervalos e horas extras – seja na folha de ponto, relógio de ponto ou aplicativo.
Posteriormente, a empresa reúne essas informações ou o próprio sistema, se for eletrônico, repassa para o sistema da folha de pagamento as informações de jornada, que servirão de base para que a empresa monte a folha.
Qual o melhor sistema de controle de ponto eletrônico?
Antes de responder essa questão é muito importante que a empresa tenha em mente que apesar de haver diferenças e maiores vantagens em alguns modelos, o melhor sistema de controle de ponto é aquele que poderá atender as necessidades dela, tornando a gestão de jornada mais rápida e segura.
Sabendo desses dois detalhes, a seguir você irá conhecer algumas das opções de controle de ponto eletrônico mais utilizadas no mercado.
Registro manual
O registro manual é um dos mais comuns do meio corporativo, mas também o que está mais exposto a erros e fraudes. Nele, cada colaborador possui uma folha com seus dados e irá preenchê-la manualmente, inserindo datas e horários de entrada, saída, horas extras, etc.
Sem dúvida, no mercado atual, esse não é o modelo mais recomendado e tem grandes chances de gerar problemas para a empresa, uma vez que não existe transparência nas marcações.
Relógio por biometria
Esse modelo de registro de ponto é um dos mais utilizados pelas empresas. O relógio por biometria é um equipamento instalado na empresa em que os colaboradores batem o ponto por biometria.
Existem dois modelos comuns nesta tecnologia, a biometria por digital e a facial. Em ambos os colaboradores, após instalação do equipamento, registram sua biometria, e posteriormente o relógio faz o reconhecimento do funcionário e realiza os registros de jornada.
Esse modelo costuma ser custoso à empresa em função dos gastos com instalação, já que ele deve ser instalado na sede da empresa, e com manutenção, já que exige a presença do técnico da empresa contratada para possíveis consertos e reparos.
Geolocalização
Outra tecnologia bem atual para os sistemas de controle de ponto é a chamada geolocalização. Nesse modelo de controle de ponto a empresa consegue gerir em tempo real a jornada do colaborador, sabendo exatamente o local em que ele está.
Ela funciona a partir de um aplicativo que a empresa instala num dispositivo que ficará com o colaborador. A partir daí a empresa tem acesso com precisão do local em que o colaborador registrou o seu ponto.
A geolocalização garante que a jornada de trabalho está sendo cumprida e oferece maior transparência nos registros efetuados pelos colaboradores. É muito comum utilizar esse modelo de registro em empresas que contam com trabalhadores externos ou remotos.
Programa de ponto
Por fim, o ponto digital é a opção mais recomendada atualmente para empresas que desejam aliar segurança, rapidez e facilidade de acesso aos dados de jornada, em tempo real.
O REP-P, que surgiu a partir da Portaria 671, é uma evolução nos métodos de registro e gestão de jornada, desburocratizando esse processo e contribuindo para que a empresa dê mais transparência às relações trabalhistas por meio de uma tecnologia de ponta.
No modelo de controle de ponto digital, os dados de jornada são armazenados em nuvem na plataforma e a empresa tem acesso a essas informações em tempo real, via web ou aplicativo.
Sem contar que com um sistema antifraude seguro e, de acordo com as leis trabalhistas, ele garante a autenticidade das marcações. Nos registros por programa a empresa oferece ainda múltiplas opções de registro como biometria facial e reconhecimento de voz.
Como implementar o ponto eletrônico na empresa?
O controle de ponto eletrônico pode ser extremamente vantajoso em vários aspectos para as empresas. Entretanto, é fundamental que o processo de implementação do ponto eletrônico seja feito corretamente para que de fato traga os benefícios que a organização espera.
Para que isso ocorra é importante seguir alguns passos nesta implementação que podem fazer toda a diferença para o sucesso no uso do ponto eletrônico na empresa. Conheça um passo a passo para a implementação abaixo.
Comunique os colaboradores
Mudanças exigem planejamento e participação dos funcionários no processo é fundamental. Sendo assim, é essencial que a empresa mantenha sua comunicação interna ativa, avisando os funcionários sobre as mudanças e os porquês delas estarem sendo feitas.
O ideal é apresentar as vantagens do ponto eletrônico para o funcionário, demonstrando o quanto a implementação desta tecnologia pode ajudá-lo nos registros de jornada, dando maior transparência em relação ao tempo de trabalho deles.
Essa comunicação evita que os colaboradores sejam pegos de surpresa, o que pode gerar insatisfações nas equipes.
Calcule os valores de investimento
Antes da implementação do ponto eletrônico é importante que a empresa realize um planejamento prévio quanto ao uso deste tipo de controle de jornada. Neste plano é necessário levantar algumas informações, como os valores de investimento.
Por mais benefícios que o ponto eletrônico possa trazer, é fundamental que a empresa avalie se esse recurso cabe no bolso da organização e se investir nessa mudança não poderá comprometer suas finanças.
Sendo assim, levante as necessidades da empresa, compare os preços e recursos oferecidos pelos mais variados sistemas disponíveis, e opte por um modelo que irá contribuir para que o processo de gestão de jornada seja facilitado, sem extrapolar o caixa da organização.
Suporte oferecido pela empresa de ponto
Ao optar por um sistema de ponto é importante considerar também o suporte oferecido pela empresa que irá fornecer a plataforma. Esse detalhe é fundamental para que a contratante não fique na mão caso o sistema dê algum problema.
Mas não só isso, um suporte ativo ajuda a empresa a organizar treinamentos, formação para os funcionários e a ter um apoio completo no uso do ponto eletrônico, para que ele realmente seja um apoio efetivo no processo de registo de ponto e gestão da jornada.
Crie políticas internas
Para que a implementação de ponto eletrônico seja integrada à realidade dos colaboradores e consequentemente utilizada da forma correta no dia a dia das empresas, é necessário estabelecer políticas claras sobre o registro de ponto eletrônico.
Isso significa criar diretrizes, dentro dessa política interna, quanto ao uso correto do ponto eletrônico, opções disponíveis para registro, informações sobre horas extras, faltas, atrasos, ausências e outros.
Cada detalhe deste documento é importante para que o colaborador use corretamente esse sistema e tenha o real conhecimento do não cumprimento das regras pré-estipuladas no ponto eletrônico.
Promova treinamentos sobre o sistema
Um processo de implementação de uma nova ferramenta exige treinamento, pois, é a partir dele que a empresa conseguirá disponibilizar aos colaboradores todas as informações de uso de um novo sistema, plataforma ou ferramenta.
Com o ponto eletrônico não é diferente, a empresa precisa municiar os colaboradores com materiais de apoio e formações, sejam online ou presenciais, em relação ao funcionamento desta nova plataforma.
Assim, tanto a empresa como os colaboradores poderão se beneficiar dos recursos oferecidos pelo ponto eletrônico.
Acompanhe de perto o uso da ferramenta
O treinamento é apenas o início de uma implementação de ponto eletrônico da maneira correta. Neste processo, a empresa também precisa acompanhar de perto o uso da ferramenta para ajudar os colaboradores neste início.
Isso significa tirar dúvidas e estar aberto ao feedback dos colaboradores quanto ao uso deste novo recurso para bater ponto. Esse acompanhamento, por parte do departamento pessoal, evita possíveis insatisfações ou erros no uso do sistema.
Como escolher um sistema de controle de ponto para a sua empresa?
O melhor controle de ponto é aquele que consegue contribuir para que todas as necessidades da empresa em torno desta rotina sejam atendidas. Além disso, é importante se atentar a uma série de pontos que podem fazer a diferença para uma escolha assertiva.
Entre os principais pontos para ficar de olho estão:
Segurança jurídica da plataforma
Um sistema de controle de ponto precisa seguir todas as regras em torno da CLT e da Portaria 671. Esse detalhe é fundamental para a empresa não cometer erros neste processo de gestão de dados da jornada e garante a segurança jurídica em toda gestão.
Gestão automatizada
A gestão de ponto é uma das rotinas mais burocráticas da empresa, por isso o melhor controle de ponto é aquele que automatiza as partes mais difíceis e passíveis de erros em torno desta gestão da jornada, como o registro e o tratamento de dados do ponto.
Agilidade na rotina
Um bom sistema de controle de ponto precisa oferecer ferramentas que agilizam a gestão de jornada, facilitando o levantamento de dados, o gerenciamento das informações da rotina dos colaboradores e consequentemente o fechamento da folha de pagamento.
Gestão em tempo real
Com a evolução tecnológica, o sistema de ponto ideal precisa oferecer um controle de dados em tempo real, para que a empresa tome decisões de forma mais rápida e estratégica.
Suporte oferecido
Para fazer uma boa escolha do sistema é preciso consultar como é o suporte oferecido pela empresa prestadora de serviços, já que, quando você depender deles seu problema será resolvido brevemente.
Reputação da empresa de ponto
Analisar a satisfação dos clientes e a reputação da empresa prestadora de serviços no mercado ajuda na escolha de uma ferramenta segura e que atenda todas as necessidades da empresa. Esse é um passo importante na escolha do sistema de ponto ideal.
Empoderamento
O poder na mão da empresa para gerenciar os dados em tempo real por meio de um sistema em nuvem, com acesso via WEB ou aplicativo.
Tranquilidade
A plataforma segue todas as regras de controle de ponto previstas na CLT e na Portaria 671, proporcionando maior segurança jurídica e tranquilidade quanto ao cumprimento das regras trabalhistas para a empresa e colaboradores.
Gera dados e relatórios
Com a plataforma a gestão de ponto se torna mais assertiva, pois a empresa terá uma visão ampla da jornada dos colaboradores, podendo emitir relatórios de faltas, atrasos e horas extras, contribuindo para as tomadas de decisão quanto ao tempo de trabalho dos colaboradores.
Prestígio
Com processos modernos e inteligentes, por meio de um sistema automatizado, a sua empresa ganhará mais prestigio por uma gestão de ponto mais rápida, transparente e justa, se tornando referência no mercado de trabalho.
Múltiplas formas de registro
Uma grande facilidade do sistema é que ele oferece múltiplas formas de registro para facilitar a rotina dos colaboradores. Se destacam a biometria facial, reconhecimento de voz e a geolocalização.
Autenticidade das marcações
O sistema da conta com medidas antifraude que evitam problemas com os registros dos colaboradores, garantindo a autenticidade de todas as marcações.
Gestão do banco de horas
Em poucos cliques no aplicativo, é possível acessar todas as informações dos saldos de banco de horas dos colaboradores, agilizando qualquer decisão quanto a gestão da carga horária destes funcionários.
Instrumentaliza o RH
No sistema sua empresa poderá centralizar todos os dados de jornada em uma única plataforma, contribuindo para que o acesso aos dados e a gestão deles seja mais rápida e prática por parte do departamento pessoal e dos próprios colaboradores.
Integração
O sistema se integra aos principais sistemas de folha de pagamento do mercado, evitando que sua empresa precise mudar a plataforma que está habituada a utilizar.
Quais os benefícios do ponto eletrônico para a empresa?
O ponto eletrônico pode oferecer diversos benefícios para a empresa, a começar pela automatização desta rotina que sem dúvida é uma das mais burocráticas dentro do departamento pessoal. Conheça quais as principais vantagens abaixo.
Dados de jornada autênticos
Os sistemas eletrônicos de ponto atuais garantem a autenticidade das marcações, ajudando a empresa a ter dados de jornada precisos. Com isso, ela minimiza os erros no fechamento da folha de pagamento e garante a veracidade dos registros de ponto diários.
Segurança jurídica
Com o controle de ponto eletrônico a empresa tem maior segurança jurídica, afinal, os sistemas de gestão de jornada seguem as regras da CLT e da Portaria 671, permitindo que a empresa esteja sempre em conformidade com a legislação trabalhista vigente.
Queda de erros de registro
Ao declinar de processos manuais de controle de ponto, a empresa minimiza as chances de erros tanto no registro como no tratamento dos dados. Isso porque o ponto eletrônico é intuitivo e aponta possíveis erros de dados ou inconsistência de forma automatizada.
Melhora a gestão de pessoas
Com o acesso a dados de ponto em tempo real a empresa pode gerir melhor a jornada dos seus colaboradores, já que terá uma visão ampla da carga horária dos seus funcionários. Essa realidade ajuda no controle de horas extras, construção de escalas e muito mais.
RH mais estratégico
O ponto eletrônico reduz os processos burocráticos, uma vez que boa parte das tarefas em torno desta rotina são executadas de forma automatizada. Assim, o RH se torna menos burocrático e mais estratégico, podendo focar nas ações voltadas à gestão de pessoas.
Flexibilidade nos modelos de trabalho
Adotando o ponto eletrônico a empresa abre margem para escolher os mais variados regimes de trabalho sem perder a transparência na relação trabalhista.
Com a possibilidade de controlar o ponto a distância, ela não só pode reduzir gastos com escritório físico, como pode optar pelo trabalho remoto sem se preocupar com o cumprimento da jornada de trabalho pelo colaborador. Já que o ponto eletrônico entrega dados autênticos e em tempo real da jornada do empregado.
E para o colaborador?
As vantagens do ponto eletrônico não estão voltadas apenas para a empresa, os colaboradores também são beneficiados quando a sua organização adota esse tipo de controle de jornada. Confira alguns dos benefícios para os colaboradores.
Maior transparência nos horários de trabalho
O ponto eletrônico oferece maior transparência nas relações e essa é uma garantia para o colaborador de que a empresa está cumprindo a legislação trabalhista e efetuando todos os pagamentos de acordo com a sua jornada.
Múltiplas formas de registro
Os pontos eletrônicos oferecem múltiplas formas de registro para os colaboradores. Com isso, eles podem bater ponto com maior facilidade e online, sem a necessidade de estar presencialmente na empresa.
Biometria facial, reconhecimento de voz e geolocalização são algumas destas formas de registro oferecidas.
Segurança no registro de dados
O ponto eletrônico garante aos colaboradores que todos os dados de ponto estão sendo devidamente registrados no sistema, podendo ser consultado a qualquer hora. Por meio disso, eles têm maior segurança quanto às horas trabalhadas e o pagamento das mesmas.
Acompanhamento dos horários de trabalho
Com um acesso facilitado às informações da jornada, através do acompanhamento via web ou aplicativo do ponto eletrônico, o colaborador pode medir sua carga horária de trabalho e até mesmo analisar o tempo de trabalho, em contrapartida, a sua produtividade.
Garante a equidade
O registro de ponto eletrônico traz dados em tempo real da jornada dos colaboradores, o que significa que preza pela transparência e imparcialidade. Afinal, todas as horas serão registradas da mesma forma, independentemente do cargo de cada um, evitando disparidades e favoritismos da empresa para com determinado colaborador.
Maior flexibilidade na jornada
Essa vantagem é comum entre empresa e colaborador. Enquanto a empresa reduz custos optando pelo trabalho remoto, sem se preocupar com a gestão de jornada, os próprios colaboradores se beneficiam, pois em muitos casos poderão ter um regime de trabalho mais flexível, já que podem registrar seu ponto a distância.
Como o controle de ponto online ajuda a proteger sua empresa de fraudes no ponto?
Evitar fraudes no controle de ponto é um dos grandes desafios da gestão de jornada. Uma pesquisa da American Payroll Association (APA) revelou que mais de 75% das empresas americanas sofrem com fraudes no registro de ponto por meio do chamado buddy punching (ponto amigo).
Para evitar esses problemas, os sistemas de ponto online possuem uma série de medidas antifraude que garantem a autenticidade das marcações.
Essa garantia vem por formas de registro que exigem a biometria facial do colaborador, o reconhecimento de voz e até mesmo se utilizam da sua localização, por meio de um geolocalizador do ponto online.
Além disso, estes sistemas armazenam as informações da jornada do colaborador e não permitem adulteração nos dados de jornada.
O controle de ponto online também é mais seguro, pois boa parte dos processos de gestão de jornada são automatizados, eliminando as chances de erros por ação humana, em função de distrações, ou até mesmo por problemas em que os colaboradores ou a própria empresa estejam agindo de má-fé no registro ou controle de ponto.
A eliminação dessa possibilidade de fraudes, oriundas de controles de pontos manuais, permite inclusive maior facilidade para o fechamento da folha de pagamento, com dados concretos da jornada e pagamentos corretos, de acordo com o tempo e horas extras que o colaborador trabalhou.
Como usar o controle de ponto para reduzir horas extras?
O controle de ponto dá à empresa uma visão mais ampla do número de horas trabalhadas pelos funcionários. Isso porque ela permite um acesso aos dados completos da jornada de cada colaborador em tempo real.
Essa visão facilita as tomadas de decisão, inclusive para uma redução posterior no número de horas extras que os colaboradores vêm cumprindo. O excesso de horas extras pode ser extremamente prejudicial para a empresa e para os colaboradores.
Nesse contexto, o ponto online pode ser um grande apoio para evitar o excesso de horas extras que podem levar à organização a ter prejuízos financeiros, por pagamentos recorrentes.
Com o ponto online, a empresa consegue, via plataforma, aprovar ou recusar as horas extras, sem contar que o sistema emite notificações em tempo real para os funcionários em relação ao cumprimento deste período. Por meio destes detalhes a tomada de decisão quanto às horas extras se torna mais rápida e assertiva.
Afinal, os dados cedidos pelos relatórios do sistema de controle de ponto, facilita a reorganização de horários de trabalho, montagem de escalas e até mesmo facilita a decisão quanto a necessidade de novas contratações para a empresa.
Quais os riscos de não controlar a jornada de trabalho na sua empresa?
Não controlar a jornada de trabalho na empresa é dar margem para erros que podem acarretar em problemas no fechamento da folha de pagamento e posteriormente em processos trabalhistas.
Afinal, quem não controla a jornada não sabe de fato quanto tempo os colaboradores estão trabalhando, ou seja, a falta deste controle mina qualquer desejo de transparência na relação trabalhista e todas as decisões são a partir de suposições e não dados concretos.
Entre os principais riscos que a empresa que não controla a jornada corre estão:
Descumprimento da legislação trabalhista
Empresas que não controlam a jornada de seus controladores estão expostas ao descumprimento da legislação trabalhista. Isso porque elas não terão um controle de fato referente a entradas, saídas, intervalos e horas extras dos colaboradores.
Assim, ela está exposta a problemas trabalhistas por não poder se defender caso um colaborador afirme que cumpriu horas extras sem ter cumprido, afinal ela não terá como provar que aquele tempo de trabalho que ele sinalizou não foi executado.
Queda da produtividade
A falta de controle sobre a horas trabalhadas dos funcionários pode acarretar em uma queda de produtividade deles.
Visto que a empresa não conseguirá saber exatamente quem está trabalhando menos horas do que o previsto, chegando atrasado sem motivo ou saindo mais cedo do que o previsto.
Essa falta de visão da jornada, pela ausência do ponto, faz com que a empresa faça uma gestão de dados no escuro, tendo apenas a palavra do colaborador sobre o cumprimento da sua carga horária, o que infelizmente pode não ser verdade em muitos casos.
Isso pode acarretar em uma queda de produtividade que de início pode não ser tão visível, mas que posteriormente pode comprometer a qualidade do trabalho e em atrasos nas entregas das tarefas.
Horas extras não remuneradas
Não controlar a jornada pode contribuir para um cenário bem problemático e prejudicial quanto às horas extras.
Primeiro porque esse período a mais de trabalho pode sobrecarregar os funcionários e segundo porque sem controle de ponto fica impossível monitorar e compensar essas horas extras corretamente.
Essa falta de monitoramento das horas extras pode fazer com que a empresa tenha gastos excessivos e sofra com processos trabalhistas.
Inclusive os próprios colaboradores podem sair prejudicados sem um controle efetivo das horas, já que a empresa pode não efetuar o pagamento das horas a mais se não houver provas.
Erros na folha de pagamento
A falta de controle na jornada atrapalha o fechamento da folha de pagamento, já que a empresa não terá um levantamento claro e efetivo dos dados de ponto dos colaboradores, o que pode acarretar em erros, fraudes e informações imprecisas referente às jornadas.
Com isso, a empresa pode efetuar pagamentos incorretos de horas extras e até mesmo pode sofrer com processos trabalhistas futuramente, se algum colaborador se sentir lesado por não ter recebido por horas trabalhadas a mais, que não foram computadas.
Alta nos custos operacionais
Outro problema oriundo da falta de controle de ponto está relacionado à alta de custos operacionais. Se a empresa não controlar efetivamente os dados de jornada ela pode pagar de forma equivocada horas extras não cumpridas ou acréscimos indevidos ao salário.
Sem contar que uma gestão errada da jornada pode acarretar em sobrecargas nas equipes, erros no controle de escalas e uma má gestão dos recursos e do tempo de trabalho, o que resulta em gastos operacionais desnecessários.
Controle de ponto precisa de homologação?
Sim! O sistema de controle de ponto exige obrigatoriamente que tenha sido avaliado e aprovado pela autoridade responsável, no caso o Ministério do Trabalho e Emprego.
Quando se fala de homologação, significa que o sistema de controle de ponto deve estar de acordo com a legislação trabalhista vigente, ou seja, a CLT e também a Portaria 671, que reúne todas as regras de uso dos registradores de pontos eletrônicos.
O órgão responsável para homologar o controle de ponto realiza uma análise criteriosa comparando e verificando todas as funcionalidades da ferramenta que devem exatamente seguir as regras trabalhistas em torno da jornada dos funcionários.
Se a empresa estiver usando um sistema não homologado ela pode ser autuada ou penalizada com multas.
O art. 89 da Portaria 671 inclusive destaca que as empresas que irão ceder o sistema de registro de ponto precisam apresentar atestado técnico à empresa contratante.
Art. 89. Os fabricantes ou desenvolvedores de sistema de registro de ponto e de programa de tratamento de registro de ponto deverão fornecer à empresa usuária do seu equipamento ou programa o documento denominado Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade, assinado pelo responsável técnico pelo equipamento ou programa e pelo responsável legal da empresa fabricante ou desenvolvedora, afirmando expressamente que seu equipamento ou programa atende às determinações desta Seção.
§ 4º O empregador somente poderá utilizar o sistema de registro de ponto e de programa de tratamento de registro de ponto se possuir o Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade emitido pelos fabricantes ou desenvolvedores dos equipamentos ou programas.
Como o controle de ponto funciona para trabalhar junto a um sistema de folha de pagamento?
O levantamento de dados de ponto é o ponto inicial e crucial para o fechamento correto da folha de pagamento. Os dados da jornada oriundos deste processo – entradas, saídas, faltas, intervalos, horas extras – são base para o cálculo da folha.
Desta forma, o controle de ponto precisa estar trabalhando em conjunto com o sistema de folha de pagamento para que não haja erros neste processo. Anteriormente aos sistemas eletrônicos, todos os processos eram manuais, mas isso mudou nas últimas décadas.
Atualmente o ponto eletrônico pode ser integrado ao sistema de folha de pagamento para que todos os cálculos sejam automatizados, minimizando as chances de erros, já que os dados de jornada caem direto no sistema da folha posteriormente.
Além de deixar mais rápido o processo de fechamento da folha, essa rotina se torna mais segura, já que esses sistemas de ponto eletrônico contam com diversas medidas de segurança que evitam as fraudes nos registros e no manuseio de dados.
Quais os valores sociais de implantar um sistema de ponto eletrônico?
O controle de ponto garante uma gestão transparente quanto a carga horária de trabalho dos colaboradores. Ou seja, implantar essa tecnologia na empresa pode gerar uma série de valores sociais a organização, garantindo uma boa imagem da empresa no mercado.
Os valores sociais que mais se destacam com a adoção de um sistema de ponto eletrônico são:
Transparência
Uma gestão transparente com dados a mão tanto para o funcionário como para a empresa, permite que a relação trabalhista seja mais eficiente, demonstrando respeito com os trabalhadores.
Honestidade
Com o sistema de ponto eletrônico, a empresa demonstra uma valorização da ética e da justiça na relação trabalhista, garantindo que os colaboradores recebam exatamente os valores a que têm direito, conforme os dados contidos no relógio de ponto.
Ética
Empresas que implantam um sistema de ponto eletrônico se mostram em conformidade com a legislação trabalhista e dão uma demonstração de que se preocupam com a ética que permeia os direitos dos colaboradores.
Responsabilidade
Um dos valores sociais mais importantes que o sistema de ponto eletrônico pode gerar é o senso de responsabilidade, a partir de uma dinâmica em que os colaboradores precisam obrigatoriamente registrar sua jornada com pontualidade e de acordo com as orientações da empresa, afinal isso irá impactar no pagamento do seu salário posteriormente.
Justiça
Por meio do ponto eletrônico existe um senso de justiça por parte da empresa, já que ela irá trabalhar com equidade com seus funcionários, seja ele de qual cargo for. Isso porque todos precisarão registar sua jornada, com direitos iguais no recebimento de extras relacionados ao tempo de trabalho, evitando favorecimento nos pagamentos.
Todos os tópicos acima, que partem da implementação do controle de ponto, têm um impacto social muito grande na empresa, contribuindo para a melhora do clima organizacional e mantendo uma boa imagem da empresa no mercado.
Os resultados disso são uma boa reputação para negociações com fornecedores, clientes e com profissionais em geral, ajudando inclusive num maior engajamento dos colaboradores e na atração e retenção de talentos.
Quais os benefícios financeiros gerados com o sistema de ponto?
O funcionamento efetivo de um sistema de ponto pode não só trazer à empresa benefícios estruturais e organizacionais, como também financeiros. Abaixo você confere algumas dessas vantagens financeiras que a empresa pode ter ao gerir corretamente a jornada dos colaboradores.
Valores corretos na folha de pagamento
Um dos principais benefícios financeiros gerados pelo sistema de ponto se originam a partir da gestão correta dos dados de ponto que impactam diretamente na construção de uma folha de pagamento precisa.
Por meio do controle de ponto, a empresa consegue garantir o pagamento correto dos colaboradores, com um levantamento de dados preciso das jornadas, evitando que gastos desnecessários impactem negativamente as finanças da empresa.
Evita fraudes e pagamentos indevidos
As fraudes podem prejudicar o caixa da empresa, fazendo com que ela perca dinheiro.
Com o controle de ponto seguro a empresa evita esse tipo de problema e garante que todos os pagamentos feitos aos colaboradores sejam corretos, baseados em dados reais da sua jornada a partir do sistema de ponto.
Elimina os pagamentos de horas extras indevidas
Um estudo da consultoria paulista Triad PS mostrou que 70% dos colaboradores usam a hora extra da forma errada. Quando isso acontece a empresa acaba tendo gastos desnecessários com extras para determinado colaborador.
Com um controle de ponto a empresa consegue monitorar em tempo real esse período de horas extras e consegue tomar decisões mais assertivas quanto a eles.
Com um controle da carga horário dos funcionários efetivo, através do controle de ponto, a empresa garante que as horas extras só sejam utilizadas quando de fato forem necessárias.
Reduz gastos com manutenção
Caso a empresa opte por utilizar um sistema REP-P ela terá um grande benefício no sentido de implementação da plataforma na empresa e custos de manutenção. O REP-P funciona em nuvem, isto quer dizer que o custo de instalação é bem menor do que um REP-C.
Além disso, as manutenções deste tipo de sistema em nuvem podem ser feitas pela empresa que oferece a plataforma, de forma remota, evitando as custosas visitas técnicas e agilizando inclusive a resolução do problema.
Facilita a previsão de custos
Outro benefício financeiro, a partir do uso do registro de ponto, é que a empresa conseguirá realizar sua previsão de custos quanto a novas contratações e necessidades de horas extras mais facilmente.
Com os dados completos das jornadas dos colaboradores em mãos, a empresa conseguirá ter uma visão ampla do funcionamento da empresa, visualizando sobrecargas, horas extras, faltas e atrasos.
Sendo assim, ela pode prever custos da sua mão de obra e aproveitar melhor seus recursos financeiros para investir assertivamente no que for necessário e efetivo para a gestão correta de jornada dos colaboradores.
Controle de ponto por aplicativo: funciona mesmo?
Sim! O sistema de controle de ponto por aplicativo está previsto na Portaria 671, o que o coloca como uma opção legal, perante a lei, para uso das empresas na gestão de jornada. Ele é visto atualmente como o sistema mais seguro para o controle de jornada.
Além de oferecer um controle de dados em tempo real, o controle de ponto por aplicativo, que no mercado também é chamado de ponto móvel, é prático e seguro, dando à empresa maior facilidade para controlar qualquer tipo de jornada de trabalho.
Por falar nisso, ele é uma boa alternativa para empresas que trabalham no regime de teletrabalho, home office ou trabalho externo. Independentemente do local em que o colaborador estiver, a empresa consegue acompanhar e verificar sua jornada com tranquilidade.
Isso acontece, pois no ponto por aplicativo, os colaboradores podem registrar sua jornada do local em que estiverem, com praticidade e segurança que garantem a autenticidade das marcações, visto que elas se dão por biometria facial, reconhecimento de voz e geolocalização.
Esses registros podem ser feitos até mesmo offline e a empresa consegue acessar as informações de jornada de forma remota, via dispositivos móveis.
Essa rapidez no acesso às informações, garante que mesmo uma gestão a distância seja efetiva, afinal as tomadas de decisão são baseadas nos dados de jornada dos funcionários gerados pelo ponto móvel, que são gerados em tempo real.
A seguir você confere algumas das principais vantagens do ponto por aplicativo.
Redução de custos e erros operacionais
Uma das maiores vantagens do ponto móvel é a redução de custos e de erros operacionais. Esse tipo de sistema automatizado elimina as tarefas manuais e o processo em si é executado pela ferramenta, o que minimiza as chances de erros por cansaço e distrações.
Essa redução dos erros operacionais também impactam diretamente em uma gestão de jornada correta, o que significa reduzir as chances de equívocos na folha de pagamento que podem futuramente gerar processos trabalhistas.
Além disso, o um sistema de ponto por aplicativo funciona em nuvem, trazendo uma grande redução de custos nos investimentos para esta implementação na empresa, já que não é necessário um equipamento físico.
Mas não é só redução de custos apenas no sentido de implementação, com o ponto móvel a empresa economiza também com os gastos de manutenção. Isso porque esses sistemas podem ser consertados de forma remota, evitando gastos com visitas técnicas.
Acessibilidade no uso do sistema
Os aplicativos de ponto trazem maior conveniência e acessibilidade tanto para a empresa como para os colaboradores. Isso ocorre em função desta alternativa permitir que os registros possam ser feitos a qualquer hora e lugar, via WEB ou aplicativo.
Trazendo assim maior conveniência para que a empresa consiga acessar os dados de jornada em tempo real, podendo mudar os rumos das equipes em pouco tempo, acabando com sobrecargas, horas extras excessivas e outros.
Registos precisos da jornada
A segurança é um ponto importante nos sistemas de controle de ponto, e aliás, essa é uma questão valorizada pelas empresas que oferecem os pontos por aplicativo. Mais do que ágil, esses sistemas são precisos nos registros.
Por oferecer alternativas de registro que garantem a autenticidade das marcações como a biometria facial, reconhecimento de voz e a geolocalização, que mostram exatamente o local que o colaborador está no momento do registro, o ponto móvel é extremamente seguro e preciso nas informações.
Autonomia para optar por novos modelos de trabalho
O controle de ponto por aplicativo dá maior flexibilidade para a empresa escolher seus modelos de trabalho, inclusive podendo mesclar trabalho presencial e remoto. Isso acontece, pois esse tipo de sistema funciona em nuvem, com acessos facilitados.
Seja onde o colaborador estiver, ele consegue realizar o seu registro de jornada pela WEB ou aplicativo.
Permitindo assim, que a empresa tenha maior autonomia para decidir entre o trabalho presencial ou remoto, já que independente do modelo, o ponto móvel conseguirá garantir que a jornada será cumprida.
Armazena dados de forma segura
Além da segurança no seu funcionamento, o ponto por aplicativo também garante que as informações estarão armazenadas de forma segura, em nuvem, podendo ser acessadas a qualquer hora pelo departamento pessoal.
Esse armazenamento em nuvem reduz possíveis riscos na perda de informações ou documentos, que podem ocorrer em armazenamentos físicos. Sem contar que fica mais fácil buscar uma informação da jornada de um colaborador no sistema em nuvem.
Já que em poucos cliques, o gestor pode acessar o sistema, realizar a busca pelo funcionário em questão e em poucos segundos ele terá todos os dados em mãos.
Conclusão
Este guia sobre o controle de ponto teve como premissa desburocratizar informações quanto a esse assunto e rotina que sem dúvida é uma das mais desafiadoras para o departamento pessoal das empresas. Sendo a base para a folha de pagamento qualquer erro neste sentido pode trazer grandes prejuízos a organização.
Neste conteúdo foi apresentado todo o funcionamento do controle de ponto, desde a base, que vem por meio da Portaria 671, ao sistema, na prática, que tem como função reunir todas as informações da jornada dos colaboradores.
Você pôde ver que existem diversas possibilidades de controle de ponto, de manuais a eletrônicas, e que alguns possuem maior prós ou contras, sendo que as mais tecnológicas se tornaram as opções mais seguras e práticas.
Além disso, este conteúdo apresentou os principais riscos que as empresas correm ao não adotar um sistema de controle de ponto e que esse tipo de gestão de jornada é recomendado não só para empresas com mais de 20 colaboradores, mas para todas.
Pois, com o registro de ponto a empresa pode se resguardar em caso de processo trabalhistas, provando que o colaborador cumpriu determinado horário de trabalho, uma vez que o sistema traz dados reais da sua jornada para serem consultados pelo Ministério do Trabalho.
Esse artigo destacou também que atualmente o REP-P é a melhor opção de controle de ponto, permitindo à empresa um controle de dados em tempo real, além oferecer diversas opções para o registro de ponto, via WEB ou aplicativo, e garantir a autenticidade das marcações.
Fonte: blogPontotel.
