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Guarda de Documentos
Sobre o tema, apresentamos a tabela abaixo com os prazos de guarda de documentos e respectivos prazos legais:
| Documentos | Prazo de guarda | Fundamento legal |
| Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho Aviso Prévio Pedido de Demissão | 2 anos | CF/1988 , art. 7º , inciso XXIX, na redação da Emenda Constitucional nº28/2000 |
| Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged) – a contar da data do envio | 5 anos | Portaria MTE nº 1.129/2014 , art.2º , § 1º |
| Acordo de compensação Acordo de prorrogação de horas Atestado médico Autorização para descontos não previstos em lei Cartões, fichas ou livros de ponto Comprovante de entrega da Comunicação de Dispensa (CD) Documentos relativos a créditos tributários (IR etc.) Documentos relativos às eleições da CIPA Guias de Recolhimento de contribuição sindical, assistencial e confederativa (para contribuições descontadas e não recolhidas não corre prazo prescricional) Mapa Anual de acidentes do trabalho (**) Recibo de 13º salário Recibo de abono de férias Recibo de adiantamento do 13º salário Recibo de entrega do Requerimento Seguro-Desemprego (SD) Recibo de gozo de férias Recibos de adiantamento Recibos de pagamento Relação de contribuição sindical, assistencial e confederativa Solicitação da 1ª parcela do 13º salário Solicitação de abono de férias Vale-transporte | 5 anos | CF/1988 , art. 7º , inciso XXIX, na redação da Emenda Constitucional nº28/2000 Portaria MTb nº 3.214/1978 , NR5 , item 5.40, letra “j”, na redação da Portaria SSST nº 8/1999 Portaria MTb nº 3.214/1978 , NR 4, item 4.12, letra “j”, na redação da Portaria SSMT nº 33/1983 |
| Documentos sujeitos à fiscalização do INSS/RFB (folha de pagamento, recibo e ficha de salário-família, atestados médicos relativos a afastamento por incapacidade ou salário-maternidade, GPS etc.) | 5 ou 10 anos, conforme o caso | Lei nº 8.213/1991 , arts. 103,103-A e 104 |
| PIS/Pasep – a contar da data prevista para seu recolhimento Salário-educação | 10 anos | Decreto-lei nº 2.052/1983 ; art.10 Decreto nº 6.003/2006 , art. 1º |
| Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) Comprovação de entrega do PPP ao trabalhador | 20 anos | Instrução Normativa INSS nº77/2015 , art. 266 , § 9 |
| Dados obtidos nos exames médicos (admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional), incluindo avaliação clínica e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas (contados após o desligamento do trabalhador) | 20 anos | Portaria MTb nº 3.214/1978 , NR 7, subitens 7.4.1, 7.4.2, 7.4.5 e 7.4.5.1 da redação dada pela Portaria SSST nº24/1994 |
| Dados obtidos no Programa de Prevenção de Riscos Ambientais ( PPRA ) | 20 anos | Portaria MTb nº 3.214/1978 , NR 9, Subitens 9.3.8.2, da redação dada pela Portaria SSST nº 25/1994 |
| Documentos relativos ao FGTS | 30 anos ou 5 anos, conforme o caso (veja o disposto no item 2 deste texto) | Lei nº 8.036/1990 , art. 23 , § 5º e RFGTS , aprovado pelo Decreto nº99.684/1990 , art. 55 e Súmula TST nº 362 . |
| Livros de Atas da CIPA Livros de Inspeção do Trabalho Contrato de Trabalho Livros ou Fichas de Registro de empregados RAIS – o art. 8º da Portaria MTb nº 1.464/2016 , que aprovou as instruções para a declaração da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), referentes ao ano-base 2016, dispõe: “Art. 8º O estabelecimento é obrigado a manter arquivados, durante cinco anos, à disposição do trabalhador e da Fiscalização do Trabalho, os seguintes documentos comprobatórios do cumprimento das obrigações relativas ao Ministério do Trabalho – MTb: I – o relatório impresso ou a cópia dos arquivos; e II – o Recibo de Entrega da RAIS.” Contudo, por ser a Rais um documento de suma importância, que demonstra toda a vida profissional do empregado durante o contrato de trabalho com a empresa, estando, inclusive, vinculada diretamente ao PIS/Pasep, recomenda-se que seja guardada por prazo indeterminado. | Indeterminado |
Por fim, lembramos que as orientações apontadas neste Parecer retratam as determinações legais vigentes até a presente data.
