Orientações eSocial – I

 
Informamos, inicialmente, que a nova sistemática para envio de informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias, pelo eSocial, exigirá uma profunda revisão de condutas e procedimentos internos do empregador, no que se refere à gestão dos contratos de trabalho, bem como à adequação de tais procedimentos à legislação em vigor.
 
Muito embora seja inviável, até o momento, prever todas as situações que podem ocorrer na prática da utilização da plataforma, o que podemos afirmar, desde já, é que a  Silvestrin, mais do que nunca, precisa trabalhar em conjunto com o cliente, recebendo as informações em tempo real, de forma correta e de acordo com as previsões legais, a fim de que possa realizar de maneira satisfatória a interface entre as práticas trabalhistas dos seus clientes/empregadores e o recebimento de tais informações pelos órgãos oficiais.
 
O cruzamento de dados e a fiscalização se tornarão muito mais eficientes e intensos, fazendo com que o descumprimento à legislação seja constatado imediatamente, gerando penalidades.
 
Isso significa, que teremos um novo cenário, no qual as informações disponibilizadas ganharão total transparência podendo representar um potencial aumento das autuações trabalhistas, caso sejam disponibilizadas em atraso ou em desacordo com a lei e com prazos estabelecidos.
 
Portanto, não temos a pretensão de esgotar o assunto com esta cartilha, mas tão somente destacar os principais pontos que devem ser considerados no envio das informações, a fim de evitar a aplicação de multas.
 
Nesse sentido, esclarecemos que a Silvestrin está absolutamente comprometida com essa nova realidade e, sobretudo, ciente e preparada para cumprir com suas obrigações, entretanto, necessita da colaboração do cliente para obter um resultado final satisfatório para todos.
 
PORTANTO, fique atento às NOVAS ORIENTAÇÕES sobre os procedimentos que precisarão ser seguidos para evitar AUTUAÇÕES e MULTAS!
 
O QUE É O E-SOCIAL

• Nova forma de enviar ao Governo (Ministério do Trabalho, Receita Federal, Previdência Social e Caixa Econômica Federal (gestora do FGTS) as informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias, as quais passaram a constar de um ÚNICO BANCO DE DADOS na internet.
• O eSocial foi instituído pelo Decreto n.º 8.373/14. Consulte mais detalhes no portal esocial.gov.br .
• Todos os sistemas de gestão de pessoas do Brasil serão alterados em função do eSocial.

 
QUAIS OS OBJETIVOS DO E-SOCIAL?

• Para os trabalhadores: garantia de direitos. O trabalhador terá acesso à todas as informações relativas ao seu contrato de trabalho, aos seus direitos trabalhistas e previdenciários, aos pagamentos efetuados, às condições de trabalho, às características do local no qual desempenha suas funções e os tipos de riscos aos quais está exposto, etc.
• Para o Governo: maior poder de fiscalização da garantia de direitos dos trabalhadores e do cumprimento das obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias por parte do empregador.
• Para os empregadores: simplificação de processos. Os vários documentos outrora produzidos e encaminhados para vários Órgãos serão substituídos por dados na internet, de forma unificada, de modo que cada Órgão acessará as informações de seu interesse. Isso tornará a forma de acesso e manuseio dessas informações muito mais simples, desde que todos os procedimentos estejam perfeitamente adequados à nova plataforma. E ainda: os dados unificados na plataforma poderão servir para a melhoria da gestão organizacional, por meio do fornecimento de bases para a tomada de decisões estratégicas.

 
ADMISSÕES

• A admissão de um funcionário deverá ser cadastrada no sistema do e-Social, 01 (um) dia antes do empregado iniciar suas atividades profissionais.
• Recomendamos atenção aos empregados que exercerão as mesmas funções, contratados nas mesmas datas. Isso por conta da questão da equiparação salarial! Consulte-nos com antecedência!
• Portanto, solicitamos o envio da ficha de admissão e das cópias de todos os documentos do trabalhador, incluindo o exame admissional, em 04 (quatro) dias úteis, antes do início de suas atividades.

 
DEMISSÕES

• As demissões deverão ser informadas no mesmo dia de sua ocorrência.
• Em todos os casos, o empregado deve fazer o exame médico demissional.
• Respeite o prazo de 10 (dez)dias, contados da data de desligamento, para pagamento das verbas rescisórias.
• Rescisões Complementares que não estejam relacionadas aos casos de Convenção Coletiva poderão ser enviadas ao e-Social, entretanto, haverá a incidência de multa.

 
DECLARAÇÃO DE ENCARGOS DE FAMÍLIA PARA FINS DE IMPOSTO DE RENDA

• Todos os dependentes dos empregados, a partir de 08 anos de idade, deverão ter o cadastro do CPF, que deverá ser fornecido juntamente com os demais dados e documentos encaminhados, por ocasião da admissão do trabalhador.
• Em caso de dependentes em comum, a Declaração deverá ter a assinatura do cônjuge (IN RFB 1.500/14, artigo 90).

 
ALTERAÇÕES CADASTRAIS/CONTRATUAIS

• A alteração de endereço, estado civil, grau de instrução e outros dados cadastrais, sempre deverão ser informados no mesmo mês em que ocorrerem, para envio ao eSocial.
• Informe as mudanças de cargo e salário no mês da vigência da alteração.

 
CONTROLE DE FREQUÊNCIA
 

• Importante verificar a jornada de trabalho dos funcionários. Não são permitidas mais de 02 horas extras diárias e o intervalo entre as jornadas não pode ser inferior a 11 horas.

 
CONTRATAÇÃO DE EMPREGADOS ESTRANGEIROS
 

• A contratação de estrangeiros também será informada ao eSocial, portanto, serão exigidos além dos documentos necessários para a contratação de um empregado brasileiro, também o RNE (Registro Nacional de Estrangeiro) e do passaporte com o visto (é importante que entre em contato com a Silvestrin antes da contratação para verificarmos os documentos necessários de acordo com o País de origem).

 
FÉRIAS
 

• As férias devem ser avisadas ao trabalhador, com 30 dias de antecedência, conforme determina a CLT.
• O pagamento das férias deve ser realizado com 02 (dois) dias úteis de antecedência do início do período de gozo.
• Em razão das alterações promovidas pela reforma trabalhista, quando da preparação dessa programação, o empregador deve consultar seus colaboradores, a fim de obter anuência expressa de quem pretende optar por fracionar as férias em até três períodos, sendo que um deles não poderá ser inferior a 14 dias corridos e os demais não poderão ser inferiores a 05 dias corridos, cada um.
• Lembramos que a CLT não permite o gozo antecipado das férias, as quais só poderão ser concedidas nos 12 (doze) meses subsequentes à data em que o empregado tiver adquirido o direito, com exceção das férias coletivas.

 
AFASTAMENTOS
 

• Os atestados médicos devem ser enviados no prazo máximo de até 48 horas do afastamento.
• Outros afastamentos como: licença-maternidade, acidente de trabalho, afastamento em razão de serviço militar, também deverão ser informados.
• No caso de licença-maternidade, deve ser apresentado atestado médico de afastamento ou Certidão de nascimento do bebê, o que ocorrer primeiro.
• A Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT) passará a ser elaborada dentro do eSocial. Para isso é necessário informar todos os acidentes de trabalho ocorridos

com os empregados, mesmo que não haja afastamento das atividades, até o primeiro dia útil seguinte ao da ocorrência, ou, imediatamente, em caso de falecimento do trabalhador.
 
 
 

• Os empregados afastados por mais de 30 (trinta) dias, por motivo de doença, acidente de trabalho ou licença maternidade deverão fazer OBRIGATORIAMENTE o exame médico de retorno no primeiro dia de trabalho.
• Qualquer afastamento do funcionário que não esteja relacionado acima, favor nos consultar para as devidas providências.

 
CONTRATAÇÃO DE AUTÔNOMOS
 

• Será necessário solicitar ao contribuinte individual autônomo, antes da contratação, o número do CPF, PIS, PASEP ou NIT e data de nascimento.
• Caso declare dependentes será necessário preencher a Declaração de Encargos para Fins de Imposto de Renda.
• Deverá ser informar o tipo de serviço prestado.
• Em caso de apresentação de comprovante de contribuição para outras fontes, será necessário que o mesmo identifique o CNPJ da empresa, o valor recebido e o valor descontado de INSS.

 
EXAMES MÉDICOS
 

• Todos os empregados deverão fazer os exames médicos, que serão informados ao eSocial.
• Exame Admissional: deve ser realizado antes da admissão.
• Exames Periódicos: devem ser realizados nos prazos previstos em lei.
• Exame Demissional: deve ser realizado logo após o comunicado do desligamento. Caso este exame resulte em um laudo de INAPTIDÃO, o empregado não poderá ser dispensado, devendo ser encaminhado para perícia médica do INSS.
• Exame de Mudança de Cargo: deve ser realizado antes da efetiva alteração do cargo.
• Exame de Retorno de Afastamento: deve ser feito o exame no primeiro dia de retorno do trabalhador, em caso de afastamentos por 30 dias ou mais, e nos casos de doença, acidente ou parto.
• Exames complementares: conforme previsto nos laudos médicos, se houver necessidade, o empregado deverá fazer os exames complementares dentro dos prazos previstos em lei.

 
CONTRATAÇÃO DE ESTAGIÁRIOS
 

• A contratação de estagiários deve obedecer à Lei 11.788/08, cujo cumprimento será rigorosamente exigido no eSocial, especialmente no que se refere à quantidade

 
máxima de estagiários existentes em cada estabelecimento do empregador. Lembrando que a lei só não limita o número de estagiários de nível superior e de nível médio profissional.

• Os estagiários devem fazer Exame Médico Admissional, Periódico e Demissional.
• O supervisor do estágio deverá ter formação na área do curso do estagiário ou ter experiência profissional na área, deverá estar presente no estabelecimento onde se encontra o estagiário, poderá supervisionar somente até 10 (dez) estagiários.

 
COTAS DE APRENDIZ E PESSOAS COM DEFICIÊNCIA
 

• Os estabelecimentos de qualquer natureza são obrigados a empregar e matricular nos cursos dos Serviços Nacionais de Aprendizagem número de aprendizes equivalente a cinco por cento, no mínimo, e quinze por cento, no máximo, dos trabalhadores existentes em cada estabelecimento, cujas funções demandem formação profissional.
• Empresas com 100 ou mais empregados estará obrigada a preencher de 2% a 5% dos seus cargos com beneficiários reabilitados ou pessoas portadoras de deficiência.
• Em caso de desligamento de algum aprendiz ou “PCD” a empresa deverá providenciar imediata substituição, a fim de evitar autuações por parte do Ministério do Trabalho.

 
PROCESSOS ADMINISTRATIVOS E JUDICIAIS
 

• Deverão ser informados ao e-Social todos os processos administrativos e judiciais, quando neles houver decisão que tenha como parte um dos Órgãos que participam do eSocial (Receita Federal, Ministério da Previdência Social, Ministério do Trabalho, INSS, Caixa Econômica Federal e Tribunal Superior do Trabalho) e que tenham influência na apuração das contribuições, dos impostos ou do FGTS, bem como no cumprimento de obrigações trabalhistas e previdenciárias e quando houver alteração da decisão durante o andamento do processo.
• Esses processos deverão ser analisados e acompanhados pelo setor jurídico do empregador para que o mesmo avalie as situações de cada um deles, visando a definir quais devem ser informados, antes de seu cadastramento.