Terceirização da Folha de Pagamento: o que é e quais os benefícios?

A terceirização da folha de pagamento é uma estratégia que tem ganhado cada vez mais adeptos na área de RH. Afinal, em meio ao grande volume de informações inerentes à remuneração, aos benefícios e cumprimento das obrigações trabalhistas, é essencial adotar soluções eficazes para evitar erros, irregularidades e retrabalhos.

Desde a redução de custos operacionais até o aumento da conformidade legal, a terceirização oferece uma abordagem eficaz para simplificar a gestão da folha e garantir um maior foco estratégico. 

Conheça o serviço de terceirização de folha de pagamento mais bem avaliado do mercado brasileiro.

Se você enfrenta dificuldades ligadas à complexidade na administração da folha e ainda não tem clareza sobre os benefícios que essa alternativa pode agregar à sua gestão financeira, veio ao lugar certo.

A seguir, vamos explicar como funciona o sistema de terceirização da folha de pagamento, seus principais impactos, diferenças em relação à internalização e como escolher a melhor solução para a sua empresa. Acompanhe. 

Como funciona o sistema de terceirização da folha de pagamento?

A elaboração da folha de pagamento é um processo que requer minuciosidade e consome uma quantidade significativa de tempo para controle. 

A folha ainda envolve diversos componentes, como pagamentos de:

• Salários;
• 13º salário;
• Férias;
• Encargos;
• Outros.

É importante ressaltar que a folha também inclui o correto enquadramento da base de cálculo, que sofre alteração entre setores como indústria e comércio.

Além disso, exige conhecimentos da legislação para estar em conformidade com as leis trabalhistas. Como se não bastasse, o profissional responsável precisa estar atento aos prazos de envio de informações relativas aos trabalhadores ao sistema eSocial.

Considerando todos esses detalhes, o profissional de RH passa a avaliar a quantidade de esforço necessário e todos os riscos da internalização desse serviço, mensurando gastos com contratações, treinamentos sobre leis e até compra de equipamentos.

Como alternativa, a terceirização permite transferir toda essa responsabilidade para uma empresa especializada. Está oferecerá uma equipe especialista em cálculos e legislações trabalhistas sempre capacitada e atualizada para entregar qualidade e assertividade.

Quais atribuições são terceirizadas?

Ao investir em uma empresa externa para lidar com a elaboração e a gestão das folhas de pagamento, a equipe interna de RH deixa de lidar com uma série de atividades operacionais, como:

• Contratação de treinamento para lidar com a burocracia;
• Implementação e pagamento recorrente de sistemas com funções específicas de folha;
• Treinamentos e atualizações constantes sobre a regulamentação fiscal;
• Coleta, segmentação e monitoramento das informações relativas às remunerações;
• Cálculo e elaboração da folha, além da entrega dos salários. 

Ao livrar o RH de todas essas burocracias, a terceirização da folha de pagamento permite que a equipe se dedique mais à parte estratégica. Desse modo, você potencializa, engaja e retém talentos em prol de melhores resultados organizacionais. 

Inclusive, o próprio serviço pode oferecer um sistema pronto para apoiar essa comunicação, além de um modelo de folha de pagamento específico. 

Para muitos, investir em uma solução tão completa de terceirização leva a crer que a execução interna seja mais barata. Entretanto, essa lógica nem sempre é verdadeira. 

A verdade é que o gasto geralmente se equipara apenas a contratações de funcionários responsáveis, sendo necessário a aquisição de ferramentas e equipamentos de controle excedentes que encarecem a opção interna.

Por que terceirizar a folha de pagamento: principais benefícios

Além da vantagem evidente de transferir a responsabilidade dessa atividade, a terceirização da folha de pagamento resulta em:

• Redução de erros;
• Melhoria na qualidade e na velocidade do processo.

Isso também facilita o acesso às tecnologias para o departamento de Recursos Humanos, entre outras vantagens. Conheça as principais:

1. Melhora os processos

Muitos processos importantes e com funções mais burocráticas acabam não se relacionando com os objetivos estratégicos da empresa. Isso faz com que sejam melhor administrados por profissionais terceirizados.

Veja alguns processos que são repassados:

• Apuração e processamento da folha de pagamento;
• Cálculo de adiantamento de salário;
• Rescisão de contrato;
• Cálculo de férias coletivas ou individuais;
• Emissão de guias de recolhimento, documentos e levantamentos de informações.

2. Evita falhas

Com tantos detalhamentos, burocracias e responsabilidades, é comum que o gestor deixe passar alguma informação relevante. No futuro, isso pode até gerar riscos de passivos trabalhistas. 

Dessa forma, a terceirização da folha de pagamento elimina falhas e traz mais segurança para esse processo.

Outros erros comuns envolvem o atraso no envio de obrigações acessórias importantes ao sistema do Governo. Isso, inevitavelmente, gera sanções para a organização e acaba prejudicando até o orçamento.

Finalmente, temos a segurança alcançada por meio de experiência e tecnologia avançada. Especialistas em legislação trabalhista e softwares de última geração cuidam para que todo o processo ocorra sem erros. 

O serviço consolida todo o conjunto de leis — que é extremamente vasto — e integra da forma correta os cálculos da folha de pagamento.

3. Reduz custos

Como explicado anteriormente, optar pela terceirização tende a ser muito mais barato que a adoção do controle interno. 

O tempo encontra uma posição chave nessa circunstância, já que os momentos que seriam gastos nessa demanda são redirecionados para funções estratégicas da empresa, melhorando a produção. 

Veja alguns custos comuns que você deverá considerar se não terceirizar:

• Tempo para processamento da folha;
• Gastos com sistemas;
• Treinamento e suporte de funcionários responsáveis;
• Atualização em legislação trabalhista;
• Tempo para preenchimento, geração e envio de obrigações acessórias importantes;
• Gastos com erros no fechamento da FOPAG.

4. Aumenta a produtividade da equipe

Uma questão muito importante para qualquer gestor é buscar meios que façam a empresa evoluir em sua atividade-fim. Para que essa produtividade cresça, é necessário, principalmente, proporcionar mais tempo livre de trabalho.

O core business (foco central da organização) deve ser constantemente trabalhado e aprimorado. Nesse caso, a transferência da responsabilidade sobre o controle da folha impacta de forma positiva na gestão de tempo para que a equipe foque em lucratividade.

5. Tranquilidade em relação a regulamentos fiscais

Como um bom profissional de Recursos Humanos, você com certeza está familiarizado com os transtornos que mudanças legislativas podem causar caso não sejam implementadas corretamente. 

O lado bom de terceirizar a folha de pagamento online é justamente ter tranquilidade em seguir a legislação trabalhista atual. 

Dessa forma, evita-se pagamento de multas e processos, cooperando para uma redução de custos. Além disso, ainda temos um time de profissionais especializados que cuidam de toda a operação e um suporte com excelente atendimento. 

Qual a diferença entre internalização e terceirização? 

A decisão entre a internalização e a terceirização da folha de pagamento é crucial para qualquer empresa. Assim, você deve entender as diferenças entre essas abordagens para fazer uma escolha assertiva.

Em primeiro lugar, a internalização envolve a manutenção de uma equipe interna dedicada à gestão da folha. Isso oferece maior controle sobre o processo, mas também implica em uma série de responsabilidades, como:

• Designar profissionais responsáveis pelo controle;
• Cumprir normas e regulamentos em relação a esses colaboradores;
• Obedecer a requisitos legais, como relatórios fiscais e remessas;
• Entender sobre direitos e cálculos trabalhistas;
• Atender a auditorias, oferecer os relatórios corretos quando solicitado e esclarecer inconsistências.

Veja que a internalização não é tão simples quanto parece. Os custos são bastante elevados, assim como as demandas e as responsabilidades legais. Por isso, essa opção costuma ser mais adequada apenas para as empresas de grande porte.

Por outro lado, a empresa terceirizada propriamente dita assume todas essas responsabilidades.

Isso reduz custos operacionais, economiza tempo e alivia as preocupações legais. Portanto, trata-se de uma escolha sensata para organizações de todos os tamanhos, especialmente aquelas que desejam se concentrar em suas principais competências.

Então, como já falamos, a terceirização da folha de pagamento é uma escolha estratégica do gestor para uma companhia especializada no ramo. 

O momento mais adequado para optar por uma ou outra abordagem depende do tamanho da empresa, dos recursos disponíveis e da necessidade de controle direto. 

Empresas menores ou em crescimento muitas vezes se beneficiam da terceirização desde o início, enquanto empresas maiores podem optar por internalizar a folha de pagamento quando atingirem um certo nível de estabilidade financeira e expertise em RH. 

Como escolher um serviço de terceirização de folha de pagamento? 

Antes de começar a procurar um fornecedor, identifique seus objetivos e necessidades específicas para processamento da folha de pagamento. 

Para isso, considere fatores como o tamanho da empresa, a complexidade das folhas, o orçamento disponível para contratação, as necessidades de adequação e conformidade, entre outros pontos pertinentes.

Feito isso, priorize soluções com sistemas voltados à automação de processos. Eles devem lidar com as rotinas de cálculos, centralizar as informações de folha, gerar relatórios, simplificar as auditorias, entre outras facilidades.

Ao se certificar de que o fornecedor oferece todas as ferramentas necessárias para atender aos seus objetivos e demandas, certifique-se de que ele preza pela segurança dos seus dados trabalhistas e oferece um bom custo-benefício à sua empresa.

O ideal é que o sistema seja fornecido por uma equipe especializada, atrelando o serviço ao uso em SaaS. Além disso, o valor deve ser definido de acordo com o tamanho, complexidade, quantidade de colaboradores e número de CNPJs. 

Sua empresa também precisa contar com um suporte fixo, que já conheça suas necessidades diárias, facilitando a resolução dos problemas. 

Como as exigências operacionais do RH e do DP são complexas e geram consequências graves caso algo não seja feito corretamente, é imprescindível investir em um sistema com seguintes diferenciais:

• Time de especialistas disponível para atendimento: profissionais realmente especializados em RH, DP e folha para atender às suas demandas específicas; 
• Sistema livre de riscos: registro em contrato a garantia de segurança contra falha operacional para que sua empresa fique 100% protegida de erros; 
• Benefício duplo: acesso a uma plataforma completa e especializada em RH e DP, que vai descomplicar os processos dos setores por meio da automação; 
• Suporte continuado: time de especialistas com baixo turnover, o que evita erros processuais, frustração no atendimento e atrasos nas operações internas. 

Assunto é folha de pagamento terceirizada?

Pode ser que você já tenha visto por aí outras empresas de terceirização de folha de pagamento, mas é bem provável que esses sistemas não sejam especializados em RH e DP, e sim em contabilidade. 

Esse detalhe impacta diretamente na solução do problema. Por exemplo, enquanto a contabilidade entende uma incoerência como um erro de cálculo, o RH e o Departamento Pessoal veem uma multa por não cumprimento da legislação. 

Nossa solução integra todos os processos, incluindo descontos da folha de pagamento e os custos com o DP. Essa facilidade promove ainda mais otimização no sistema, já que centraliza todas as informações e automatiza essas tarefas. 

Para melhorar ainda mais, nosso custo-benefício é mais em conta quando comparado com boa parte dos demais sistemas de folha de pagamento.

• Integre as demandas dos setores;
• Elimine os processos manuais e as planilhas;
• Tenha a comunicação entre o RH e a contabilidade otimizada;
• Não fique refém da burocracia;
• Ganhe mais tempo e autonomia;
• Transforme seu setor em um RH digital e estratégico.

Conclusão 

Como você pôde ver ao longo deste artigo, a terceirização da folha de pagamento oferece uma série de vantagens. Trata-se de uma solução que pode fazer toda a diferença com:

• Otimização dos seus processos de RH;
• Prevenção de erros e ineficiências;
• Redução de custos;
• Ganho de produtividade da sua equipe;
• Garantia de plena conformidade.

Contudo, lembre-se que esses benefícios só são possíveis quando você decide terceirizar de maneira estratégica, focada nas suas necessidades e nas particularidades inerentes aos processos de DP e Recursos Humanos. 

Sabendo disso, que tal ver na prática os resultados e benefícios que a terceirização da folha de pagamento pode gerar para sua empresa? 

Perguntas frequentes sobre a terceirização da folha de pagamento

Como a terceirização da folha de pagamento pode ser adaptada para atender regulamentações específicas do setor?

A terceirização da folha de pagamento pode ser adaptada para atender às regulamentações específicas do setor por meio de fornecedores especializados em DP e RH. Eles têm conhecimento e foco nas normas regulatórias da área, personalizando seus serviços para garantir máxima conformidade e eficiência.

Quais são os principais desafios e soluções na transição de um sistema interno para a terceirização da folha de pagamento?

Os principais desafios na transição de um sistema interno para a terceirização da folha de pagamento incluem suporte, adequação às mudanças e integração de dados. Por isso, é essencial contar com um serviço especializado, capaz de auxiliar no planejamento da transição e que forneça processos de integração eficazes.

Como a terceirização da folha de pagamento contribui para a segurança e confidencialidade dos dados dos funcionários?

A terceirização da folha de pagamento contribui para a segurança e confidencialidade dos dados dos colaboradores por meio de medidas rigorosas de segurança digital. O sistema deve ser criptografado, ter controles rigorosos de acesso e protocolos de privacidade implementados pelo fornecedor.

Quais são as implicações fiscais menos conhecidas associadas à terceirização da folha de pagamento que as empresas devem considerar?

As implicações menos conhecidas associadas à terceirização da folha de pagamento incluem o tratamento tributário de benefícios e a conformidade com as regulamentações locais e nacionais. Os fornecedores devem ajudar a gerenciar esses aspectos, mas a equipe de RH deve estar ciente para evitar surpresas fiscais. Fonte: blog.convenia